Die Emails, die Sie behalten möchten, halten sich am besten im Hintergrund — zunächst zumindest. Lernen Sie hier, wie Sie in Outlook einen Archivordner anlegen können (in Outlook für Windows und Outlook am Mac).
Zuerst: Gekommen wegen dem Theater, Geblieben wegen dem… Duft?
Das Wiener Burgtheater ist eines der ältesten und wichtigsten Sprechtheater in Europa. Es ist auch gleich neben einem der beeindruckendsten Rosengärten in Wien… bzw. mittendrin.
Ein verwinkeltes Rohr- Schacht und Lüftungswerk bringt nämlich Luft von inmitten der Rosen direkt unter die Size im Theater. Wenn Sie also das nächste Mal im Frühjahr im Burgtheater einen bestimmten Duft bemerken, wissen Sie, wo er herkommt.
Nun, wie wäre es statt einem verwinkelten Klick- und Menüwerk mit einem Weg von überall in Outlook direkt in den Archiv-Ordner?
In Outlook einen Archivordner Anlegen: So Wird’s Gemacht
Outlook für Windows
Benötigte Zeit: 5 Minuten
Um in Outlook für Windows einen „Archiv“ Ordner anzulegen (in den sich Emails besonders einfach verschieben lassen):
- Klicken Sie Datei in Outlook für Windows.
- Öffnen Sie Informationen.
- Wählen Sie das Email-Konto, für das Sie einen Ordner „Archiv“ anlegen möchten, unter Kontoinformationen.
- Klicken Sie Tools (neben Postfacheinstellungen).
- Wählen Sie Archivordner festlegen… im Menü, das sich geöffnet hat.
Kein „Archivordner festlegen…“: Der Ordner fürs Archiv lässt sich bei IMAP und POP Emailkonten ändern. Konten über Exchange nutzen jedenfalls einen Archivordner, er ist allerdings nicht konfigurierbar.
- Wählen Sie in der Liste den Ordner, der als Archiv fungieren soll.
Neuer Ordner: Sie können auch direkt einen neuen Ordner anlegen:
1. Klicken Sie Neu….
2. Tippen Sie den Namen (z.B. „Archiv“) unter Name:.
3. Wählen Sie E-Mail und bereitgestellte Elemente für Ordner enthält Elemente des Typs:.
4. Wählen Sie den Ordner, unter dem das neue Archiv angelegt werden soll.
5. Klicken Sie OK. - Klicken Sie OK.
Nun können Sie in Outlook Mails schnell — und auch mit Tastenkombination — archivieren.
In Outlook für Mac einen Archivordner Anlegen oder Festlegen
Um in Outlook für Mac einen Ordner fürs Archivieren einzurichten:
- Archivieren Sie eine Emailnachricht in Outlook für Mac.
- Wählen Sie Weiter, damit Outlook für Mac für das aktuelle Emailkonto einen Ordner mit dem Namen „Archiv“ anlegt.
Eigener Archivordner: Klicken Sie stattdessen Wählen Sie einen anderen Ordner aus, um einen eigenen Ordner als Archivordner einzurichten (auch einen neu angelegten).
Gleich mehr: Mehrere Emails auswählen und auf einmal Archivieren funktioniert genau so.
Kein Dialog: Wenn kein Dialog erscheint, hat Outlook für Mac bereits einen Archivordner gewählt, typischerweise einen Ordner mit dem Namen „Archiv“ oder für Gmail den Ordner „[Gmail]/Alle E-Mails“.
In Outlook für Windows einen Archivordner Anlegen: FAQ
Kann ich den Archivordner in Outlook für Mac ändern?
Nein.
Outlook für Mac bietet keinen Weg, um den Archivordner für ein Konto anzupassen, wenn Sie ihn einmal festgelegt haben (oder er von Outlook selbst festgelegt worden ist).
(In Outlook für Windows einen Archivordner anlegen getestet mit Outlook für Microsoft 365 Version 2303 unter Windows 11 Version 22H2; aktualisiert im Oktober 2023)